Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Tema:			Sistema de facturación electrónica
Descriptores:			Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
Fuentes formales:			Artículos 22, 615 y 771-2 del Estatuto TributarioArtículo 92 de la Ley 30 de 1992Artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016Artículo 3 de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta textualmente:

“¿A las Instituciones Educativas Oficiales (colegios públicos) se les aplica la Resolución DIAN No. 000167 del 30 de diciembre de 2021, especialmente el artículo 19 de emitir documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste generado en forma física?
Si la respuesta anterior es positiva, ¿pueden los establecimientos educativos oficiales una vez tramiten la autorización de facturación, mandar a hacer talonarios de facturas físicas con la respectiva autorización de la DIAN?”

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

De conformidad con el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente procede de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Este documento soporte prueba la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables.

En este mismo sentido, la doctrina vigente (Oficios Nos. 904302 y 905007 de 2020) ha precisado que:

“El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (…) tiene como finalidad servir de documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. Téngase en cuenta que el documento soporte deberá contener la numeración consecutiva, rango y vigencia de la autorización como lo indica el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 (…).

En consecuencia, para determinar la procedencia o no de la expedición del mencionado documento debe revisarse el alcance de las operaciones y responsabilidades en materia tributaria, análisis que debe efectuar la dependencia competente. En este orden de ideas, para probar la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, debe expedirse el respectivo “Documento Soporte de adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente”. (Subrayado fuera de texto).

Por su parte, con la expedición de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021, por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento, se señalan en el artículo 3 los sujetos obligados a generar de forma electrónica el citado documento, así:

“ARTÍCULO 3. Sujetos obligados a generar de forma electrónica y trasmitir para validación, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. De conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA).

(…)

PARÁGRAFO. Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, deberán continuar realizando la citada generación de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); no obstante estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera (…)”. (Subrayado fuera de texto).

Para la aplicación de la norma en cita es relevante retomar lo concluido por esta Subdirección en el Oficio No. 001755 de 2018 (que cita el Concepto General Unificado No. 0481 del 27 de abril de 2018) frente a la calidad que tienen para efectos tributarios los colegios que son instituciones públicas de educación:

“Al pertenecer las instituciones educativas de carácter público a las entidades no contribuyentes y no declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 22 del E.T., estas entidades no deberán incluir ninguna responsabilidad en el RUT, en lo relativo al impuesto sobre la renta y complementarios.

Ahora bien, previo a dar respuesta a la segunda pregunta, es necesario advertir que la obligación de facturar es independiente a la causación del impuesto sobre las ventas. Por lo tanto, ser objeto de exclusión o exención del IVA no genera como consecuencia el estatus de no obligado a facturar.

Por consiguiente, si bien el artículo 92 de la Ley 30 de 1992 señala que las Instituciones de educación superior, los colegios de bachillerato y las instituciones de educación no formal, no son responsables del IVA, la normativa vigente no las exceptúa de aplicar el artículo 615 del Estatuto Tributario, que expone:

“ARTÍCULO 615. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. (…)

De la norma trascrita se deduce literalmente que la obligación de facturar recae sobre todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos nacionales”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Por consiguiente, los colegios que son instituciones educativas de carácter público no son “sujetos obligados” a generar de forma física o electrónica el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, en los términos del artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 3 de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021, puesto que dichas entidades:

i) Son no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios,
ii) No son responsables de IVA y, por tanto,

iii) No requieren soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en IVA.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica.

Oficio DIAN 314 (902030) de 2022