Estados financieros para determinar patrimonio.

¿Cómo se determina contable y técnicamente la fecha exacta en que ha tenido lugar la disminución del patrimonio líquido mínimo requerido, en un monto hasta del veinte por ciento (20%) exigido para las Agencias de Aduanas por el artículo 18 del Decreto 2685 de 1999?

Concepto NIIF 880 CTCP de 2019

Resumen: Siempre que una legislación establezca la necesidad de verificar una condición basada en los estados financieros y no especifique la fecha de corte, se entenderá que se refiere a los
estados financieros de propósito general al cierre del periodo de la entidad, el cual normalmente, corresponde al 31 de diciembre.

CONSULTA (TEXTUAL)
Mediante concepto Aduanero No. 10053 del 20 de abril de 2018, la Subdirección de Gestión de
Normativa y Doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, resolvió la
siguiente consulta:

PREGUNTA: “¿Cómo se determina contable y técnicamente la fecha exacta en que ha tenido lugar la disminución del patrimonio líquido mínimo requerido, en un monto hasta del veinte por ciento (20%) exigido para las Agencias de Aduanas por el artículo 18 del Decreto 2685 de 1999?”

RESPUESTA: “(…) este Despacho precisa que la forma o el procedimiento de cómo se determina la fecha exacta de la reducción del patrimonio líquido, es un tema regulado por la técnica contable, por tal razón, se debe consultar ante el Consejo Técnico de la Contabilidad Pública, toda vez que dicha entidad es la competente para resolver consultas generales sobre temas contables”

En atención a la anterior remisión realizada por la Autoridad Aduanera y Tributaria, nos permitimos adjuntar copia completa del mencionado concepto y ampliar la inquietud allí formulada de la siguiente forma:

El Decreto 2685 de 1999 fue recientemente derogado y sustituido por el Decreto 1165 de 2019, en el que se recogen, en esencia, las mismas disposiciones sobre el patrimonio líquido mínimo
exigido a las Agencias de Aduanas, así:

Artículo 36 (antes Art. 14 del Decreto 2685 de 1999). REQUISITOS GENERALES DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS.

Para obtener la autorización como Agencia de Aduanas se deberá cumplir con los siguientes requisitos generales:
(…)

4.Poseer y soportar contablemente el patrimonio líquido mínimo exigido para el respectivo nivel de agencia de aduanas, así:

4.1. Agencia de aduanas nivel 1: Ciento cincuenta y ocho mil setecientas (158.700) Unidades de Valor Tributario (UVT).
(…)

Dicho patrimonio deberá mantenerse actualizado en la forma indicada en el artículo 40 del presente Decreto.
(…)

Parágrafo 2. Las agencias de aduanas nivel 1 podrán acreditar un patrimonio líquido mínimo inferior al previsto en el presente artículo y en los montos establecidos en este parágrafo, siempre y cuando demuestren ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la concurrencia de los siguientes requisitos (…)

Artículo 38 (Antes Art. 16 del Decreto 2685 de 1999). MANTENIMIENTO REQUISITOS. Las agencias de aduanas deberán mantener durante toda su vigencia los requisitos generales y especiales exigidos para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero, el caso, so pena de la cancelación de la autorización, salvo lo previsto en el parágrafo del artículo 40 del presente Decreto.
(…)
El incumplimiento del requisito de patrimonio previsto en el numeral 4 del artículo 36 del presente Decreto y en el parágrafo 2 del mismo artículo, se regirá por dispuesto en el artículo 40 del presente Decreto.

Artículo 40 (Antes Art. 18 del Decreto 2685 de 1999). PATRIMONIO LÍQUIDO MÍNIMO. El patrimonio líquido a que se refiere el numeral 4 del artículo 36 del presente Decreto y el parágrafo 2 del mismo artículo, se determina restando del patrimonio bruto poseído por la persona jurídica el monto de los pasivos a cargo de la misma. Para estos efectos, no se tendrán en cuenta aquellos activos representados en casa o apartamento destinados a vivienda o habitación, inmuebles rurales, vehículos, muebles y enseres que no estén vinculados a la actividad de agenciamiento aduanero, obras de arte e intangibles.

Las agencias de aduanas deberán mantener debidamente actualizado el patrimonio líquido mínimo señalado en el numeral 4 del artículo 36 del presente Decreto y en el parágrafo 2 del mismo artículo, mientras se encuentre vigente su autorización.

Cuando la agencia de aduanas reduzca el patrimonio líquido mínimo en un monto superior al veinte por ciento (20%) se cancelará la autorización, siguiendo el procedimiento previsto en el presente Decreto, sin perjuicio de la aplicación de la sanción establecida en el numeral 2.2 del artículo 622 del presente Decreto.

En el evento en que se disminuya el patrimonio líquido mínimo requerido en un monto hasta del veinte por ciento (20%) se deberá subsanar el incumplimiento en un plazo no superior a dos (2) meses contados a partir de la fecha en que tuvo lugar su afectación.

Vencido dicho término sin que se ajuste el patrimonio se cancelará la autorización, siguiendo el procedimiento previsto en el presente Decreto, sin perjuicio de la aplicación de la sanción establecida en el numeral 2.2 del artículo 622 del presente Decreto.

De conformidad con lo anterior, es necesario determinar, desde el punto de vista contable, el momento exacto en que podría generarse el incumplimiento de la mencionada obligación de patrimonio líquido mínimo requerido para las Agencias de Aduanas, es decir, si este incumplimiento únicamente podría determinarse con los estados financieros definitivos con corte a 31 de diciembre de cada año, o debe establecerse mes a mes con información financiera con cortes parciales de periodo. En este último caso, se debe entender entonces, que estamos frente a unos estados financieros INTERMEDIOS.

Realmente al plantear estas inquietudes no hacemos tanto énfasis a la mecánica contable sino aspectos técnicos que determinen el momento exacto que jurídica y contablemente permita determinar la situación patrimonial de una entidad comercial.

En amplia difusión, mediante el concepto 185 de agosto 18 de 1.998, que también se adjunta, el Consejo técnico de la contaduría CTCP fija posición sobre los estados financieros de períodos intermedios y el cierre de libros, basado en el casi desaparecido Decreto 2649 de 1993 (mayoría de articulado fueron derogados).

Lógicamente bajo el contexto de NIIF para Pymes este concepto ya no tendría efecto, sin embargo y uniéndome al criterio del INCP (Instituto Nacional de Contadores Públicos) sobre Información financiera intermedia, la NIIF para las PYMES no expone los requerimientos para la presentación de estados financieros intermedios, al igual que “operaciones por segmentos”, según el párrafo 3.25 de la sección 3 “Presentación de estados financieros.”

“Esta NIIF no trata la presentación de la información por segmentos, las ganancias por acción o la información financiera intermedia de una pequeña o mediana entidad. Una entidad que decida revelar esta información describirá los criterios para su preparación y presentación.” Que ante la luz del inciso 3º del artículo 34 de la Ley 222 de 1995 no tendría fundamento por ser un hecho subjetivo de la entidad que prepara dicha revelación patrimonial.

En ese sentido, la NIIF para las PYMES no plantea, quienes deben de presentar estados financieros intermedios, ni con qué frecuencia deben o podrían realizarse estos. Y para estos efectos.

1. SÍNTESIS DE LA CONSULTA “Ante el hecho de la obligación de presentar estados financieros de períodos intermedios… ¿El cierre de operación a la fecha del balance intermedio, debe
quedar registrado en libros principales o sencillamente tiene que hacerse este cierre extracontablemente?”.

2. ANTECEDENTES Los estados financieros de períodos intermedios se encuentran catalogados dentro de los de propósito especial, los cuales están definidos en el artículo 24 del Decreto 2649 de 1993 como: “…aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones”. “Entre otros, son estados financieros de propósito especial: El balance inicial, los estados financieros de períodos intermedios, … los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por éstas…”.

3. CONSIDERACIONES ESPECIALES El cierre contable que se encuentra definido en el artículo 60 del Decreto 2649 de 1993 se refiere es a “fin de período”, concepto éste que difiere del período intermedio, caso que nos ocupa, precisamente en que el primero se utiliza con fines de distribución de utilidades. Es importante anotar que no deben confundirse estados financieros intermedios con estados financieros de cierre cuando la fecha de éste es diferente al 31 de diciembre del año respectivo, ya que una empresa en sus estatutos puede definir fechas de cierre diferentes. Como se observa en las normas, los estados financieros de períodos intermedios deben ser confiables y oportunos, no obstante lo cual se diferencian de los de cierre de ejercicio debido a que éstos tienen un propósito adicional como es el de distribución de utilidades.

4. FUNDAMENTACION LEGAL El artículo 26 del mencionado decreto define los estados financieros de períodos intermedios como “…los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso del período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos”. “Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros de cierre de ejercicio”. Por su parte, el inciso 3º del artículo 34 de la Ley 222 de 1995, dispone “Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades”.  hora bien, el artículo 60 del Decreto 2649 de 1993 dispone, acerca del cierre contable, que: “Antes de divulgar los estados financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio”. El mismo decreto en su artículo 9º, en concordancia con el artículo 445 del Código de Comercio, en lo referente a período dispone: “El ente económico debe presentar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia”. “Los cortes respectivos deben definirse previamente de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones”. “Por los menos una vez al año con corte 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general”.

5. CONCEPTO DEL CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA El Consejo Técnico de la Contaduría Pública aprobó el siguiente concepto: Es posible concluir que para la preparación de estados financieros de períodos intermedios, no debe quedar un cierre registrado en los libros oficiales de contabilidad, sino que se deben usar métodos alternativos que no alteren la razonabilidad de los mismos.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Los artículos 24 Estados financieros de propósito especial, 26 Estados financieros de periodos intermedios y 60 Cierre contable, del Decreto 2649 de 1993 se entienden derogados tácitamente con la entrada en vigencia de las normas de información financieras incorporadas en el Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios.

El análisis de lo anterior puede observarse a través del documento elaborado por parte del CTCP el 24 de enero de 2019 denominado “Documento de Sustentación de la Propuesta a los
Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo Sobre Revisión del Articulado del Decreto 2649 de 1993 a la Luz de los Nuevos Marcos Técnicos Normativos
de Contabilidad e Información Financiera y de Aseguramiento de la Información 1”:

De acuerdo con lo anterior, las Normas de Información Financiera contenidas en el Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, establecen lo siguiente respecto de los estados financieros:

Los estados financieros que deben presentar las entidades pertenecientes al grupo dos y tres corresponden con los siguientes (tomado del concepto 2019-0409):

Estados Financieros	Grupo 2	Grupo 3
Estado de situación financiera	Un estado de situación financiera	Un estado de situación financiera
Estado de resultados	Un solo estado del resultado integral o Un estado de resultados separado y un estado del resultado integral separado.	Un estado de resultados.
Cambios en el patrimonio	Un estado de cambios en el patrimonio2 .	No es exigible
Flujos de efectivo	Un estado de flujos de efectivo	No es exigible
Notas a los estados financieros	Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa.	Notas a los estados financieros.

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1Puede consultarse en http://www.ctcp.gov.co/proyectos/contabilidad-e-informacion-financiera/documentos-organismosinternacionales/propuesta-recomendaciones-al-decreto-2649-de-1993/recomendaciones-al-decreto-2649-documento-tecnico

Todos los estados financieros deberán venir comparados con el periodo anterior, e incluir las notas correspondientes.

Los marcos de información financieras para entidades pertenecientes al grupo 2 no se encuentran obligadas a elaborar estados financieros de periodos intermedios, por lo que siempre que una legislación establezca la necesidad de verificar una condición basada en los estados financieros y no especifique la fecha de corte, se entenderá que se refiere a los estados financieros de propósito general al cierre del periodo de la entidad, el cual normalmente corresponde al 31 de diciembre.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución